Politique de confidentialité

1. Portée

La présente Politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons par l’intermédiaire :

• de l’application Web et des sites Web de Nomad;
• des applications mobiles de Nomad;
• de l’inscription aux comptes, de l’authentification et de l’administration des espaces de travail;
• du soutien à la clientèle et des communications liées au service;
• des processus de facturation et d’abonnement; et
• des intégrations et services connectés que vous choisissez d’activer.

La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux services, sites Web, plateformes de paiement, boutiques d’applications ou intégrations de tiers qui disposent de leurs propres conditions et politiques de confidentialité.

2. Qui sommes-nous?

Nomad est exploité par :

3. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez directement, ceux qui sont recueillis automatiquement lorsque vous utilisez les Services et ceux que nous recevons de tiers ou d’autres utilisateurs agissant pour le compte d’un espace de travail ou d’une organisation.

A. Renseignements que vous fournissez directement

Selon votre utilisation de Nomad, nous pouvons recueillir :

• Des renseignements sur le compte, comme votre nom, votre adresse courriel, votre mot de passe, le nom de votre entreprise ou de votre espace de travail et les détails de votre profil.
• Des renseignements sur le profil et les préférences, comme la langue, les préférences de devise, les paramètres du thème, les paramètres de notification et, si vous les fournissez, les renseignements sur votre adresse personnelle.
• Des renseignements sur les dépenses et les finances, comme les descriptions de dépenses, les montants, les devises, les commerçants, les dates, les catégories, les étiquettes, les notes, les rapports, les détails des remboursements, les dépenses récurrentes, les budgets, les services, les centres de coûts, les entités et les codes de taxe.
• Des renseignements sur les reçus et les documents, comme les images de reçus, les fichiers de factures, les pièces jointes, les documents téléversés, les métadonnées des fichiers, l’état de l’OCR et les champs extraits, notamment le nom du commerçant, la date, le montant total, les taxes et les lignes de détail.
• Des renseignements sur les espaces de travail et les équipes, comme les appartenances aux espaces de travail, les rôles, les utilisateurs invités, les données d’approbation et les paramètres administratifs.
• Des communications, comme les messages que vous nous envoyez, les demandes de soutien et les commentaires.
• Des renseignements de facturation, comme les coordonnées du contact de facturation, l’adresse de facturation, les détails des factures, l’état de l’abonnement, l’état des paiements, les identifiants de transaction et certaines métadonnées de paiement limitées.

B. Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous utilisez les Services, nous pouvons recueillir automatiquement :

• Des renseignements sur l’appareil et l’application, comme le type d’appareil, le système d’exploitation, la version de l’application, le type de navigateur, la langue préférée et le fuseau horaire.
• Des renseignements d’utilisation, comme les événements de connexion, l’activité des sessions, l’horodatage des requêtes, l’activité d’exportation, l’état des tâches OCR et l’utilisation des fonctionnalités.
• Des renseignements de sécurité et de journalisation, comme l’adresse IP, les enregistrements d’authentification, les événements de limitation des requêtes, les pistes d’audit et les journaux de sécurité associés.
• Des renseignements de diagnostic et de performance, comme les rapports de plantage, les traces d’exception et les données de dépannage.
• Des renseignements relatifs aux témoins et au stockage, comme les témoins de session, les témoins de jetons d’actualisation, le stockage du navigateur, le stockage sécurisé mobile, IndexedDB et les bases de données locales de l’appareil.

C. Renseignements provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des renseignements provenant :

• de propriétaires, d’administrateurs ou de gestionnaires d’espaces de travail, d’utilisateurs des finances ou de collègues qui vous invitent ou vous gèrent dans Nomad;
• de fournisseurs de services de paiement et de facturation, comme Stripe;
• de partenaires d’intégration que vous choisissez de connecter;
• de fournisseurs de services qui nous aident à exploiter les Services; et
• de fournisseurs de boutiques d’applications, si nous activons ultérieurement les abonnements intégrés par ces boutiques.

4. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• fournir, exploiter, maintenir et améliorer Nomad;
• créer et gérer les comptes, authentifier les utilisateurs et maintenir les sessions;
• créer, traiter, catégoriser, examiner, synchroniser et exporter les dépenses, reçus, factures et dossiers connexes, et produire des rapports à leur sujet;
• faire fonctionner l’OCR, l’extraction des reçus, le remplissage automatique, la détection des doublons et les fonctionnalités d’automatisation connexes;
• administrer les espaces de travail, les permissions, les approbations, les remboursements et les rapports;
• traiter les abonnements, les factures, les renouvellements et l’administration de la facturation;
• envoyer des communications transactionnelles ou liées au service;
• surveiller les performances, résoudre les problèmes et améliorer la fiabilité;
• protéger la sécurité et l’intégrité des Services et détecter la fraude, les abus, les utilisations inappropriées ou les accès non autorisés;
• respecter les obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires; et
• faire respecter nos Conditions d’utilisation et les politiques connexes.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

5. OCR, intelligence artificielle et traitement des documents

Nomad comprend des fonctionnalités de traitement des reçus et des documents qui peuvent utiliser le traitement sur l’appareil, l’OCR infonuagique ou l’extraction assistée par intelligence artificielle. Lorsque vous utilisez ces fonctionnalités, nous pouvons traiter :

• les images de reçus;
• les factures et les documents téléversés;
• le texte extrait;
• les métadonnées des documents; et
• les résultats structurés générés à partir de ces fichiers.

Selon la fonctionnalité, la plateforme, la configuration et les paramètres, ce traitement peut avoir lieu sur votre appareil, dans notre environnement infonuagique et/ou par l’intermédiaire de sous-traitants spécialisés fournissant pour notre compte des capacités d’OCR, d’hébergement, de traitement des flux de travail ou d’intelligence artificielle.

Nomad n’utilise pas votre contenu client pour entraîner des modèles généralistes appartenant à Nomad sans votre permission. Lorsque nous utilisons des fournisseurs commerciaux d’OCR ou d’intelligence artificielle, ils traitent le contenu pour fournir le service demandé, sous réserve de leurs engagements de confidentialité applicables et de nos ententes contractuelles avec eux.

6. Facturation, paiements et abonnements

Si vous achetez un abonnement directement auprès de Nomad, le traitement du paiement peut être assuré par Stripe. Nous ne conservons pas les numéros complets des cartes de paiement.

Lorsque vous vous abonnez, renouvelez, annulez ou gérez la facturation, nous pouvons recevoir certains renseignements limités de facturation et de transaction nécessaires pour :

• activer et gérer votre abonnement;
• émettre des factures ou des reçus;
• effectuer le rapprochement des paiements;
• répondre aux questions de facturation;
• gérer les taxes, les rétrofacturations et les remboursements, le cas échéant; et
• conserver les dossiers comptables et de conformité requis.

7. Témoins et technologies similaires

Nous utilisons des témoins, le stockage sécurisé du navigateur, des bases de données locales et des technologies similaires pour :

• maintenir votre connexion;
• mémoriser vos paramètres et préférences;
• prendre en charge les fonctionnalités locales uniquement, hors ligne et de synchronisation;
• sécuriser les comptes et les sessions; et
• exploiter et améliorer les Services.

Certaines de ces technologies sont nécessaires aux fonctionnalités de base et à la sécurité. Si vous les désactivez, certaines parties de Nomad pourraient ne pas fonctionner correctement.

8. Communication des renseignements

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

A. Au sein de votre espace de travail ou de votre organisation

Si vous utilisez Nomad par l’intermédiaire d’un espace de travail partagé ou d’un compte d’entreprise, vos renseignements peuvent être visibles par les utilisateurs autorisés de cet espace, selon leur rôle et leurs permissions.

B. Fournisseurs de services

Nous pouvons communiquer des renseignements aux fournisseurs qui nous aident à exploiter Nomad, notamment ceux qui assurent l’hébergement infonuagique, les bases de données, l’authentification, le traitement OCR et par intelligence artificielle, l’envoi de courriels, le soutien à la clientèle, le traitement des paiements et d’autres services.

C. À votre demande

Nous pouvons communiquer des renseignements à votre demande, par exemple lorsque vous connectez une intégration, exportez des données, invitez des utilisateurs ou partagez des rapports.

D. Motifs juridiques et de sécurité

Nous pouvons communiquer des renseignements si nous estimons que cela est nécessaire pour respecter la loi applicable, protéger les droits et la sécurité, ou détecter et prévenir la fraude ou les abus.

E. Transferts d’entreprise

Nous pouvons communiquer des renseignements dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une réorganisation, d’une vente d’actifs, d’une faillite ou d’une opération d’entreprise similaire.

9. Transferts internationaux

Nomad peut stocker ou traiter des renseignements au Canada, aux États-Unis et dans d’autres pays où nous ou nos fournisseurs de services exerçons nos activités. Si vos renseignements sont transférés à l’étranger, nous prenons des mesures raisonnables pour les protéger conformément à la loi applicable, notamment au moyen de garanties contractuelles, organisationnelles ou techniques lorsque cela est requis.

10. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité. La durée de conservation peut varier selon la catégorie :

• Renseignements sur le compte et le profil : généralement pendant que votre compte est actif et pendant une période raisonnable par la suite.
• Dossiers de dépenses, d’espaces de travail et d’exploitation : généralement jusqu’à leur suppression par vous ou votre espace de travail.
• Images de reçus et pièces jointes : généralement jusqu’à leur suppression par vous ou votre espace de travail.
• Dossiers de facturation, de taxes et de paiement : conservés pendant la période requise par les obligations fiscales, comptables, contractuelles et légales.
• Journaux de sécurité et dossiers d’audit : conservés selon les besoins de sécurité et de conformité.

Nous pouvons également dépersonnaliser ou agréger les renseignements afin qu’ils ne permettent plus raisonnablement de vous identifier, et les utiliser à des fins commerciales licites.

11. Sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles conçues pour protéger les renseignements personnels. Elles peuvent comprendre :

• le chiffrement en transit;
• la gestion sécurisée des sessions et des témoins;
• les contrôles d’accès;
• la journalisation et la surveillance;
• la limitation des requêtes et les protections contre les abus;
• les pratiques de développement et de révision sécurisés; et
• les contrôles de suppression, de conservation et de sauvegarde.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement sécurisée, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

12. Vos droits et vos choix

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit :

• d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• de corriger les renseignements inexacts;
• de supprimer des renseignements personnels, sous réserve des exceptions légales;
• de recevoir une copie portable de certains renseignements;
• de vous opposer à certains traitements ou de les restreindre;
• de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci; et
• de déposer une plainte auprès d’un organisme de réglementation de la vie privée ou d’une autorité de protection des données.

Pour exercer vos droits relatifs à la vie privée, écrivez-nous à privacy@nomad-finance.com. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande.

13. Vie privée des enfants

Nomad est destiné aux entreprises et aux utilisateurs adultes et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans ou n’ayant pas atteint un âge supérieur exigé par la loi locale. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des renseignements personnels, écrivez-nous à privacy@nomad-finance.com et nous prendrons les mesures appropriées.

14. Services de tiers

Nomad peut proposer des liens vers des services de tiers ou s’intégrer à ceux-ci. Ces tiers ont leurs propres pratiques et politiques de confidentialité, dont nous ne sommes pas responsables. Veuillez consulter leurs avis de confidentialité avant de leur fournir des renseignements.

15. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de refléter les changements apportés à Nomad, à nos pratiques ou à la loi applicable. En cas de modifications importantes, nous prendrons les mesures appropriées pour vous en informer, notamment en :

• publiant la Politique de confidentialité mise à jour dans l’application ou sur notre site Web;
• mettant à jour la date d’entrée en vigueur ci-dessus; ou
• envoyant un courriel ou un avis dans le produit, lorsque cela convient.